El protocolo es arte y ciencia
Por Ricardo Sánchez Serra*
Si uno quiere organizar un evento exitoso debe respetar
el protocolo, esto es un conjunto de reglas para las ceremonias oficiales
o tratamiento oficial que son las bases para la preparación,
organización y ejecución. Es arte y ciencia.
Al respecto, la Academia Diplomática del Perú, que
dirige con mucho acierto la Embajadora Liliana De Olarte, está desarrollando el
curso “Protocolo y Ceremonial del Estado”, que pronto empezará la quinta
edición, y que es dictado por la Consejera en el Servicio
Diplomático, Rosario Botton de Morales.
El que escribe estas líneas asistió al III curso, del
que aprendí mucho y más aún con la dinámica y carisma de la expositora Botton,
muy amena y didáctica; cuyas clases eran teórico prácticas y material
audiovisual.
El curso es amplio, difunde las normas legales vigentes
y aplicables al ceremonial del Estado peruano, se aprende el cuadro
general de precedencias, cómo es el ceremonial del Estado, cómo se dirigen las
comunicaciones oficiales, la organización de firmas de convenios,
condecoraciones; el tratamiento a las autoridades. Asimismo, se ha incluido la
etiqueta oficial, es decir la forma cómo constituir la mesa (rectangular,
redonda…) y sus modalidades… como el protocolo inglés, francés, entre
otros importantes ítems. Eventos ante monumentos con invitados especiales, la
colocación de arreglos florales, el programa, quién cierra el evento, etc.
Eso es lo teórico. En la práctica se dan muchas
situaciones, que con el cimiento de la teoría y un poco de sentido común, se
podrá organizar un evento exitoso. Además, se dan ejemplos prácticos; las
intervenciones en clase y la asistencia son fundamentales.
Por ejemplo, el único que puede ser representado es el
presidente de la República. Nadie más. Ninguna autoridad puede resentirse si a
su enviado no lo colocan en el sitio de él. Cuando empieza la ceremonia, los
invitados pueden ocupar los sitios delanteros y las autoridades tardonas se
quedan sin su preeminencia, aunque se recomienda separar un par de sillas –a un
costado- en primera fila.
Me ha sucedido casos como que el representante del
Comandante General de la PNP quiso sentarse en el sitio de él en una ceremonia
oficial y como se dijo que no era su lugar señaló que “se retiraba y que iba a
informar a su general”. Le deseé buenas tardes y lo despedí amablemente. El
problema era de él y no mío.
La “Biblia” del protocolo es el Cuadro General de
Precedencias para actos y ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado
(D.S. 100-2005-RE), así como el Ceremonial del Estado (D.S.
096-2005-RE). Ambas normas tienen como base jurídica las normas del
Derecho Diplomático, la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de
1961, y de la práctica diplomática.
Lo puede ver en: https://transparencia.rree.gob.pe/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=618&Itemid=87
El experto en protocolo es un profesional y las
autoridades deben confiar en que su accionar es eminentemente técnico. Pero
como dice la Consejera Botton, no nos convirtamos en “bonzos”, porque hay que
evaluar escenarios y tener presente lo que se quiere transmitir, porque
todo evento, tiene un objetivo determinado. En todo caso es el jefe
directo quien podría cambiar la precedencia bajo su responsabilidad.
Ser sumamente amables, bien organizados, solucionar
impasses rápidamente y respetar estrictamente las precedencias, son el secreto
del éxito. Con respuestas objetivas, y bien sustentadas en la normatividad,
serán la mejor fuente para conducir un evento oficial o institucional.
*Periodista. Miembro de la Prensa Extranjera. Analista
internacional
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